Depuis le 1er janvier 2017, le contingent de 50 jours de travail pendant lequel vous pouvez occuper un étudiant en ne payant qu’une cotisation de solidarité (vous ne payez que 8,13 % et l’étudiant ne paie que 5,42 %) est converti vers un contingent de 475 heures de travail par an. Cette modification rend encore plus intéressant le travail des étudiants. Il nous semble donc opportun de vous rappeler les règles à respecter quand vous occupez des étudiants.
Qui peut être occupé comme étudiant ?
L’étudiant doit avoir au moins 16 ans (15 ans s’il a suivi les deux premières années de l’enseignement secondaire) et suivre un enseignement de plein exercice.
Si l’étudiant suit un enseignement à temps partiel, il peut conclure un contrat d’étudiant moyennant le respect de l’ensemble des conditions suivantes :
- il n’est pas occupé dans le cadre d’un contrat de travail ou de stage à temps partiel et il n’effectue pas un apprentissage dans les liens d’un contrat d’apprentissage de professions salariées ou de « Classes moyennes » ;
- il ne bénéficie pas d’allocations de chômage ;
- il travaille en qualité d’ étudiant uniquement pendant les périodes de vacances scolaires.
Un étudiant qui termine ses études en juin et obtient son diplôme peut encore travailler sous contrat d’étudiant jusqu’au 30 septembre de l’année en cours.
Sont exclus de la notion d’étudiant et ne peuvent donc pas conclure de contrat d’occupation d’étudiant :
- les étudiants qui travaillent plus de 12 mois consécutifs ;
- les étudiants inscrits uniquement dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit ;
- les étudiants qui accomplissent, à titre de stage non rémunéré, des travaux faisant partie de leur programme d’études.
Que faire si vous souhaitez conclure un contrat d’étudiant ?
Si vous êtes sûr de vouloir conclure un contrat d’étudiant, n’oubliez pas de tenir compte des obligations suivantes :
- le contrat d’étudiant contenant les mentions obligatoires doit être établi par écrit et cela, au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant. Vous trouverez dans les documents en ligne sur www.groups.be un modèle standard de « contrat d’étudiant » reprenant toutes les données nécessaires ;
- le premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail.
- vous devez conserver le contrat d’étudiant pendant 5 ans.
Quelle rémunération devez-vous payer ?
Vous devrez payer à l’étudiant la rémunération fixée par le secteur HORECA. Consultez à ce sujet gratuitement sur www.groups.be les informations sectorielles applicables dans le secteur HORECA.
Que faire pour ne payer que la cotisation de solidarité ?
Il faut que :
- l’étudiant soit occupé dans le cadre d’un contrat de travail d’étudiant écrit contenant les mentions obligatoires ;
- l’occupation ait lieu pendant les périodes d’absence autorisée dans l’établissement d’enseignement ;
- cette occupation ne dépasse pas 475 heures de travail par année civile.
Vous devez également exiger que l’étudiant vous imprime une attestation venant de l’application student@work reprenant le nombre d’heures pendant lesquelles il peut encore être occupé comme étudiant sans dépasser le contingent de 475 heures. Il peut aussi vous transmettre un code d’accès vous permettant d’accéder à cette application pour consulter le nombre d’heures restantes.
N’oubliez pas d’introduire une DIMONA à temps, c’est-à-dire au plus tard au moment du début des prestations, dans laquelle :
- il faudra mentionner (outre les mentions habituelles), le nombre d’heures, plus de jours, planifiées (au lieu du nombre de jours) en tant qu’étudiant ;
- les travailleurs doivent être renseignés comme « STU » pour entrer en ligne de compte pour la cotisation de solidarité ;
- la Dimona devra être effectuée pour chaque trimestre d’occupation.
Pas de précompte professionnel
Vous ne devez pas retenir du précompte professionnel sur la rémunération que vous payez à l’étudiant lorsque seule une cotisation de solidarité est due. Vous devez néanmoins établir une fiche fiscale qui reprend les rémunérations payées à l’étudiant et en remettre une copie à l’étudiant.
